Proses di lingkungan industri pada umumnya merupakan suatu rangkaian kegiatan yang berulang. Setiap siklus kegiatan tersebut biasanya dapat dipecahkan ke dalam beberapa langkah kecil. Dari uraian langkah-langkah tersebut, kita dapat mencari langkah mana saja yang bisa kita perbaiki (improve). Langkah-langkah tersebut akan lebih mudah dimengerti jika kita menggambarkannya dalam suatu bagan yang dikenal dengan istilah: flowchart atau bagan alir. Dr. Deming, orang yang ikut andil memajukan kualitas barang-barang Jepang, pernah berkata:Draw a flowchart for whatever you do. Until you do, you do not know what you are doing, you just have a job (Dr. W. Edwards Deming)
Pentingnya flowchart juga menjadi perhatian Dr. Kaoru Ishikawa, tokoh kualitas Jepang, dengan menjadikan alat ini sebagai salah satu dari tujuh alat kualitas dasar (7 basic quality tools) yang harus dikuasai oleh para anggota gugus kendali kualitas (quality control circle). Dalam dokumen standar internasional keluaran ISO, flowchart didefinisikan sebagai:
- A graphical representation of a process or the step-by-step solution of a problem, using suitably annotated geometric figures connected by flowlines for the purpose of designing or documenting a process or program (ISO/IEC 2382-1:1993 Information technology–Vocabulary–Part 1: Fundamental terms, 01.05.06).
- Graphical representation of the definition, analysis, or method of solution of a problem in which symbols are
used to represent operations, data, flow, equipment, etc. (ISO 5807:1985 Information processing — Documentation symbols and conventions for data, program and system flowcharts, program network charts and system resources charts, 3.3). - A control flow diagram in which suitably annotated geometrical figures are used to represent operations, data, or equipment, and arrows are used to indicate the sequential flow from one to another (ISO/IEC/IEEE 24765:2010 Systems and software engineering–Vocabulary).
Jadi, flowchart adalah diagram yang menyatakan aliran proses dengan menggunakan anotasi bidang-bidang geometri, seperti lingkaran, persegi empat, wajik, oval, dan sebagainya untuk merepresentasikan langkah-langkah kegiatan beserta urutannya dengan menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah.
Awal Penggunaan Flowchart
Kalau anda pernah mempelajari teknik industri atau scientific managementmungkin anda sudah tidak asing dengan nama Frank Bunker Gilbreth, dia lah orang yang pertama kali memperkenalkan sebuah metode terstruktur untuk mendokumentasikan aliran proses yang sering disebut flow process chart di hadapan para anggota ASME (American Society of Mechanical Engineers)pada tahun 1921 dengan presentasi berjudul “Process Charts—First Steps in Finding the One Best Way“. Dalam presentasi Gilbreth tersebut terdapat puluhan simbol yang kemudian pada tahun-tahun berikutnya disederhanakan menjadi empat macam simbol , yaitu: | untuk kegiatan operasi | |
 | untuk kegiatan pemindahan atau transportasi | |
 | untuk kegiatan pemeriksaan atau inspeksi | |
 | untuk penyimpanan |
Kemudian pada tahun 1947, simbol-simbol dalam flow process chartmilik Gilbreth digunakan oleh ASME ketika mereka menerbitkan standar pertama untuk simbol-simbol pemetaan proses, yang kemudian berkembang menjadi ANSI Y15.3M, yaitu sebuah standar yang dibuat oleh American National Standard Institute (ANSI) untuk pemetaan operasi dan aliran proses (operation and flow process charts standard).
Dalam standar ANSI Y15.3M ini terdapat lima macam simbol yang merupakan modifikasi simbol Gilbreth, yang mana lingkaran kecil diganti dengan anak panah untuk kegiatan transportasi dan menambah simbol baru untuk kejadian menunggu (delay). Berikut standar simbol-simbol tersebut:
| Lingkaran besar untuk kegiatan operasi (operation/handling), misalnya: memaku, mengebor, mengetik, dll. | |
 | Blok panah untuk kegiatan pemindahan (transportation/move), misalnya: memindahkan material dengan forklift, mengangkat barang dengan crane, memindahkan barang dengan tangan, dll. | |
| Segi empat untuk kegiatan pemeriksaan (inspection), misalnya: menguji kualitas material, membaca skala pengukur tekanan, meneliti informasi tertulis, dll. | |
| Segi tiga terbalik untuk penyimpanan (storage), misalnya: tumpukan raw material di gudang, barang jadi di staging area, penyimpanan surat-surat, dll. | |
 | Huruf D besar untuk kejadian menunggu (delay), misalnya: material dalam trolley menunggu diproses lebih lanjut, menungguelevator, surat-surat menunggu untuk diarsipkan, dll. |
Simbol-Simbol Flowchart yang Umum Digunakan
Simbol-simbol flowchart yang digunakan Gilbreth kurang dikenal secara umum. Ini mungkin karena meluasnya penggunaan Microsoft Office, yang mana Microsoft Office merujuk simbol-simbol dasar flowchart kepada simbol-simbol flowchart untuk pengolahan data (data processing). Sejauh yang saya tahu simbol-simbol ini sama persis dengan template yang digunakan IBM pada 1960-an untuk simbol flowchart pengolahan data. Berikut bentuk simbol-simbol tersebut: | Terminator, simbol untuk menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses. Umumnya, diberi kata-kata ‘Start’, ‘End’, ‘Mulai’, atau ‘Selesai’. | |
 | Process, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah proses atau operasi. Umumnya, menggunakan kata kerja dalam deskripsi yang singkat dan jelas. | |
 | Connector, tanda panah yang menunjukkan arah aliran dari satu proses ke proses yang lain. | |
 | Decision, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah pengambilan keputusan. Umumnya, menggunakan bentuk pertanyaan, dan biasanya jawabannya terdiri dari ‘yes’ dan ‘no’ atau ’ya’ dan ‘tidak’ yang menentukan bagaimana alur dalamflowchart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tersebut. | |
 | Sub-process, simbol untuk menunjukkan bahwa dalam langkah yang dimaksud terdapat flowchart lain yang menggambarkan langkah tersebut lebih rinci. | |
 | Document, simbol untuk menunjukkan proses atau keberadaan dokumen. | |
 | Input/Output, simbol untuk menunjukkan data yang menjadi input atau output proses. | |
 | Connector (On-page), simbol untuk menunjukkan hubungan simbol dalam flowchart sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat simbol yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan rumit jika dihubungkan dengan garis. | |
 | Off-page Connector, fungsinya sama dengan Connector, akan tetapi digunakan untuk menghubungkan simbol-simbol yang berada pada halaman yang berbeda. Label untuk Connector dapat menggunakan huruf dan Off-page Connector menggunakan angka. |
Simbol-simbol yang diperlihatkan di atas adalah sebagian standar simbol-simbol yang disepakati dan banyak digunakan dibeberapa belahan dunia, mungkin saja organisasi atau perusahaan tempat anda bekerja mempunyai standar simbol sendiri, hal yang terpenting kita harus menyepakati simbol yang digunakan agar tidak terjadi konflik saat dikomunikasikan.
Menggambarkan Flowchart
Flowchart dalah alat pemetaan sederhana yang menunjukkan urutan tindakan dalam proses dalam bentuk yang mudah dibaca dan dikomunikasikan. Menurut Tague (2005), tujuan digunakannya flowchart antara lain:- Untuk mengembangkan pemahaman tentang bagaimana proses dilakukan.
- Untuk mempelajari perbaikan proses.
- Untuk berkomunikasi dengan orang lain bagaimana proses dilakukan.
- Untuk keperluan komunikasi yang lebih baik di antara orang-orang yang terlibat dalam proses yang sama.
- Untuk mendokumentasikan proses.
- Untuk merencanakan sebuah proyek.
Flowchart yang baik dibuat secara kelompok/team. Anggota kelompok perlu mendiskusikan dan menyepakati batasan-batasan proses atau kegiatan yang akan dimasukkan ke dalam flowchart. Pecahkan proses tersebut ke dalam langkah-langkah yang dapat dituliskan dalam bentuk kata kerja yang singkat dan jelas. Masing-masing langkah tersebut di tulis di dalam sebuah kotak, kemudian lakukan pemetaan dengan menghubungkan tiap kotak dengan tanda panah sesuai urutan langkah-langkah proses (lihat Gambar 1). Gambar 1 juga menunjukkan bahwa flowchart selalu didahului dan diakhiri simbol terminator, ini merupakan batasan: Dimana atau kapan proses mulai? Di mana atau kapan proses berakhir?
Gambar 1. Unsur-Unsur Dasar Flowchart
Proses kian kompleks apabila terdapat keputusan yang harus dibuat/diambil, dalam flowchart simbolkan dalam bentuk wajik yang berisi pertanyaan sederhana yang jawabannya adalah ‘ya’ atau ‘tidak’ seperti dalam Gambar 2 di bawah ini.
Gambar 2. Pengambilan Keputusan dalam Flowchart
Idealnya sebuah flowchart ditempatkan dalam satu halaman karena dengan visual tunggal akan memudahkan bagi kita untuk membuat maupun membacanya, tapi terkadang kita menemui proses yang kompleks dan memiliki banyak langkah sehingga tidak cukup untuk ditampilkan dalam satu halaman, dimana antar kotak tidak dapat langsung dihubungkan dengan tanda panah. Simbol off-page connector perlu digunakan sebagai referensi penghubung flowchart antar halaman sebagaimana diilustrasikan pada Gambar 3 di bawah ini.
Gambar 3. Melanjutkan Flowchart antar Halaman
Pada proses yang kompleks dan besar mungkin terdapat satu langkah proses yang dapat dipecahkan lagi menjadi langkah-langkah yang lebih kecil. Langkah proses tersebut perlu diberi simbol sub-process yang menandakan secara hirarki terdapat flowchart lain yang menjelaskan level proses yang lebih rinci, lihat contoh pada Gambar 4.
Gambar 4. Contoh Sub-process
Setelah kelompok selesai menggambarkan flowchart, hasilnya disampaikan dan ditinjau kembali bersama orang-orang yang terlibat dalam proses untuk melihat apakah mereka setuju bahwa proses telah dipetakan secara akurat.
Flowchart dimasukkan sebagai salah satu dari tujuh alat kualitas dasar karena dengan flowchart kita dapat dengan mudah melakukan perbaikan (improvement). Hal-hal yang perlu dianalisis dalam flowchart untuk program perbaikan antara lain:
- Berapa lama waktu (cycle time) yang diperlukan untuk setiap langkah proses? Apakah lamanya siklus proses dapat dikurangi?
- Apakah terjadi pengulangan proses/rework?
- Apakah terdapat langkah-langkah yang tidak perlu/tidak bernilai tambah?
Flowchart merupakan alat yang berlaku untuk umum, yang dapat disesuaikan untuk berbagai tujuan. Istilah ‘flowchart’ bisa saja menggambarkan lebih banyak jenis diagram selain yang ditampilkan dalam tulisan ini, beberapa di antaranya menunjukkan hubungan dan aliran input/output ketimbang langkah-langkah proses yang berurutan. Flow diagrams, cross functional flowchart, process flowcharts, interrelationship diagram, dan sebagainya dapat juga dikategorikan sebagai flowchart.
Pembuatan flowchart bukanlah akhir dari proses. Alat ini perlu dimanfaatkan sepenuhnya untuk lebih memahami proses dan mengungkap peluang-peluang untuk perbaikan.